Zusammenarbeit at it’s best – dank SharePoint von Microsoft
Microsoft SharePoint ist eine internetbasierte Zusammenarbeits- und Dokumentenmanagementplattform, die von Microsoft erschaffen wurde. Sie wird von Unternehmen unterschiedlicher Größenordnung benutzt – von kleineren über mittelständische Betriebe bis hin zu Konzernen – und bringt eine Menge von Features wie Dokumentenablage und -freigabe, Diskussionsforen, Weblogs, Wikis, Kalender und Aufgabenverwaltung. Was exakt SharePoint ist und für wen sich die Option lohnt, nehmen wir im folgenden Blog-Beitrag unter die Lupe.
Die Lösung SharePoint von Microsoft (https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/sharepoint/collaboration) wurde im Jahr 2001 als innere Collaboration-Plattform für Microsoft entwickelt und ist seit 2003 als Bestandteil des Microsoft Office-Systems erhältlich. SharePoint ist eine Plattform, die Firmen selbst gestalten wie auch warten können. In einer SharePoint-Landschaft werden Inhalte wie Dateien, Webseiten, Dokumente oder Informationen gespeichert und gemeinschaftlich genutzt. Die Plattform selbst kann hausintern oder extern (oder eine Kombination aus beidem) gebraucht werden.
SharePoint kann entweder als webbasierte Anwendung im Rahmen einer Software-as-a-Service Leistung (SaaS) bereitgestellt werden oder als On-Premise-Art auf einem privaten Server oder in einer eigenen Cloud gehostet werden. Details zu den gegenwärtigen Plänen & Kosten sind an dieser Stelle zu finden: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/sharepoint/compare-sharepoint-plans?market=de
So kann der SharePoint im Unternehmen eingesetzt werden
Microsoft SharePoint als webbasiertes Zusammenarbeitstool kann von Firmen aller Größen verwendet werden. Es gestattet es, Inhalte, Dokumente sowie Dateien zu erstellen, zu bearbeiten und abzuspeichern.
Die Software wurde eigentlich entworfen, um Intranets zu erzeugen, doch in der Zwischenzeit wird sie ebenfalls für Extranets sowie Intranet-Websites gebraucht. Darüber hinaus können Nutzer mithilfe von SharePoint auch an Online-Meetings beteiligt sein und Dokumente gemeinsam editieren, was die Teamarbeit optimiert und erleichtert. Mithilfe der Suche lassen sich im SharePoint rasch sowie mühelos wesentliche Informationen finden – egal, ob es sich um eine bestimmte Datei, ein Schreiben oder einen Internetseiten-Link dreht.
SharePoint kann zudem für eine Vielzahl von weiteren Angelegenheiten genutzt werden, wie beispielsweise der Automatisierung von Arbeitsabläufen oder dem Dokumentenmanagement, der Aufgabenverwaltung sowie Projektplanung.
Die größte Stärke von SharePoint ist, trotz des in den vergangenen Jahren enorm gestiegenem Funktionsumfangs, immer noch das Anlegen von Intranets und vergleichbaren Angeboten, wie Wikis, Blogs, Foren plus allem, was hierzu gehört (Benutzerprofile, Kommentare usw.).
Alles in allem: SharePoint ist eine leistungsstarke Webseite, welche Unternehmen dabei supportet, Inhalte und Dokumente effektiv zu bearbeiten wie auch zu teilen.
Die wichtigen Funktionen von SharePoint zusammengefasst:
- Unternehmensprozesse automatisieren
- Daten speichern, teilen und gemeinsam bearbeiten
- Themenbasierte Dokumentenbibliotheken erzeugen
- Infos in Form von Blog, Intranet, Wiki & Co. bereitstellen
- Integration in andere Microsoft-Office-Anwendungen
Ihre Vorteile mit Microsoft SharePoint, dem mobilen Intranet
Wie wir nun verstehen, ermöglicht SharePoint es seinen Benutzern, Inhalte zu erstellen, zu arrangieren und gemeinsam zu benutzen. Die Plattform bringt eine relevante Stelle, an der Teams Informationen tauschen und an Projekten arbeiten können. Verwendet man SharePoint als Intranet, optimiert das die Kommunikation und bietet zusätzlich die Chance, Wissen im Rahmen des Unternehmens flink, effektiv sowie nachhaltig weiterzugeben.
Hiermit bietet der SharePoint etliche Vorteile für Unternehmen, darunter:
- Verbesserte Teamarbeit und Interaktion
- Höhere Produktivität
- Flexible und anpassbare Lösung
- Optimierte Dokumentenverwaltung
- Erhöhte Sicherheit und Kontrolle
SharePoint sicher einsetzen: So geht‘s
Der Schutz Ihrer Daten ist von relevanter Bedeutung. Speziell, wenn Sie ein kleineres oder mittelständisches Unternehmen sind, sind Informationen wahrscheinlich Ihr höchstes Gut. Alle Daten, die Sie in SharePoint speichern, sind das Fundament Ihres Unternehmens, und wenn Sie sie einbüßen, haben Sie möglicherweise keine Möglichkeit, diese wiederherzustellen – die Plattform muss also unbedingt geschützt sein! Es darf nicht das Mindeste verloren gehen und unbefugte Zugriffe müssen umgangen werden.
SharePoint bietet eine Menge von Sicherheitsfunktionen, die hierfür sorgen, dass Ihre Daten gesichert sind – egal, ob Sie jene in der Cloud speichern oder auf Ihrem lokalen Netzwerk. Um etwaige Sicherheitslücken zu schließen, raten wir folgende Maßnahmen:
- Zwei-Faktor-Authentifizierung für den Login zu SharePoint
- Administrator-Konten speziell schützen
- Berechtigungen aufmerksam erteilen
- Voreingestellte Sicherheitsrichtlinien in SharePoint benutzen
- Mitarbeiterschulung in Sachen Datensicherheit
- Richtlinie für die externe Freigabe anlegen
- Externe SharePoint-Nutzer möglichst vermeiden sowie bei Nutzung überwachen
Wenn Sie Microsoft SharePoint in Ihrem Unternehmen einsetzen möchten, kontaktieren Sie uns: Wir assistieren Ihnen bei der Umsetzung sowie der SharePoint-Integration in die für Sie relevanten Microsoft-Produkte. Wir beraten Sie auch, welche Art der Bereitstellung von Microsoft SharePoint für Sie die ideale Entscheidung ist: Microsoft SharePoint Server (On-Premise) oder aber doch Microsoft SharePoint Online (Office 365)?